Organisatrice / Organisateur d’événements
L’organisatrice ou l’organisateur d’événements prend en charge la conception, les préparatifs et l’organisation matérielle et logistique d’événements de différents types (mariage, réception, séminaire, inauguration, festival, exposition, salon, congrès, rencontre sportive, etc.). Les événements peuvent être organisés pour des particuliers, des entreprises ou des institutions.
Travail quotidien
Analyse et premières démarches
- Comprendre les besoins des clients et les conseiller selon leurs demandes, le budget disponible et le planning
- Rechercher et sélectionner les prestataires, les fournisseurs, les lieux, etc. pour la restauration, l’animation, la location
- Rédiger des appels d’offres et des cahiers des charges pour choisir les fournisseurs et les prestataires
Devis et planification
- Établir les devis et les contrats avec les clients pour les prestations de services
- Réaliser les éventuelles démarches administratives (autorisation communale, de la police, des pompiers, etc.)
- Planifier la réalisation de l’évènement et concevoir les animations et leur déroulement
Organisation
- Coordonner les étapes de l’organisation de l’événement et de son animation, et notamment les moyens humains, matériels, techniques et logistiques nécessaires au bon déroulement de celui-ci
- Contrôler le travail des différents prestataires pendant l’événement, en s’assurant notamment du respect des délais et des conditions des contrats
- Gérer les éventuels imprévus et soucis d’organisation
Promotion, communication et recherche de clients
- Développer un portefeuille de clients et de prospects
- Mettre en place des stratégies et un plan marketing, et prévoir des actions de communication autour du projet
- Rechercher des partenaires, des sponsors, des mécènes pour pouvoir faciliter la création et l’organisation d’événements
Les fiches métiers ont été créées à partir des sources suivantes : Code ROME V3, Service Francophone des Métiers et des Qualifications (SFMQ), Actiris (site Panorama) et Forem (site Infos-Métiers).
Les qualités requises pour exercer le métier d’organisatrice ou d’organisateur d’événements :
- Autonomie
- Collaboration
- Communication
- Créativité
- Esprit d’initiative
- Esprit de synthèse
- Flexibilité
- Résistance au stress
- Rigueur
Ce qu’il faut savoir sur le métier d’organisatrice ou d’organisateur d’événements :
- Contexte multilingue : ils connaissent le néerlandais et l’anglais, bien utiles s’ils doivent communiquer avec des clients ou des fournisseurs dans d’autres pays, d’autres régions.
- Déplacements : ils se déplacent sur les lieux des événements.
- Environnement de travail ils travaillent surtout dans un bureau (tâches administratives, contacts, etc.) mais ils peuvent aussi se rendre dans les lieux des événements ou chez les clients, et prospecter de nouveaux lieux, de nouveaux fournisseurs.
- Horaire de travail : ils ont des horaires irréguliers et travaillent de nombreuses heures. Leur emploi du temps inclut souvent les soirs, les week-ends et les jours fériés, et même la nuit.
- Métier de relations : ils collaborent avec différents intervenants (clients, gestionnaires de lieux et de locaux, fournisseurs, traiteurs, etc.).
- Organisation de travail : ils peuvent gérer une équipe, dont la taille dépend du type d’événement organisé.
L’organisatrice ou l’organisateur d’événements peut exercer son métier :
- À son propre compte (nécessitant des connaissances de gestion de base, financières, d’équipe, etc.)
- Dans une société de communication, de publicité ou d’événementiel
Quelques possibilités pour te former à ce métier
-
Enseignement supérieur
- Bachelier en communication appliquée
- Bachelier en management du tourisme et des loisirs
- Bachelier en relations publiques
- Master en communication - management d'événements
À savoir : tu dois posséder un CESS pour accéder à l’enseignement supérieur.