Agente / Agent d’accueil
Travail quotidien
L’agente ou l’agent d’accueil est souvent la première personne avec laquelle les visiteurs sont en contact lorsqu’ils arrivent dans une organisation, une structure. Ils les accueillent, les renseignent et les dirigent vers le bon interlocuteur. Ils gèrent également les appels téléphoniques. Leur rôle est d’aider, d’orienter et de proposer un premier contact de qualité.
Accueil des visiteurs et aide
- Recevoir les visiteurs et comprendre ce dont ils ont besoin
- Écouter leurs demandes et répondre à leurs questions
- Accompagner les personnes vers le bon service ou le bon endroit
- Aider certaines personnes dans leurs démarches administratives
Communication avec le public
- Répondre aux appels téléphoniques
- Transférer les appels vers la bonne personne ou prendre des messages
- Informer les visiteurs et les collègues des informations importantes
- Noter et transmettre les demandes ou les réclamations des clients
Tâches administratives
- Encoder et mettre à jour des informations sur ordinateur, notamment
- Préparer, classer et organiser des documents
- Gérer le courrier (réception, tri et envoi)
- Réaliser des photocopies et préparer différents supports
Participation au bon fonctionnement de l'accueil
- Vérifier les accès des visiteurs, créer des badges et enregistrer les entrées
- Mettre à jour les affiches, brochures et informations disponibles à l'accueil
- Participer à l'organisation des activités ou des espaces accueillant le public
- Veiller à ce que la zone d’accueil soit propre, rangée, etc.
En vidéo
Ces vidéos sont utilisées uniquement à des fins d’information sur les réalités d’un métier. Elles ne doivent pas être considérées comme un moyen de promotion des acteurs qui y apparaissent.
Les fiches métiers ont été créées à partir des sources suivantes : Code ROME V3, Service Francophone des Métiers et des Qualifications (SFMQ), Actiris (site Panorama) et Forem (site Infos-Métiers).
Les qualités requises pour exercer le métier d’agente ou d’agent d’accueil :
- Communication
- Collaboration
- Diplomatie
- Écoute
- Flexibilité
- Maîtrise de soi
- Patience
- Polyvalence
- Sens de la clientèle
Ce qu’il faut savoir sur le métier d’agente ou d’agent d’accueil :
- Contexte multilingue : la connaissance d’une deuxième langue est souvent attendue des employeurs. Il s’agit le plus souvent du néerlandais, suivi de l’anglais.
- Environnement de travail : ils travaillent le plus souvent à une réception, à un guichet ou dans un espace d’accueil. Ils passent une grande partie de la journée assis à un bureau. Mais ils peuvent aussi se déplacer pour guider les visiteurs, répondre à leurs questions ou réaliser certaines tâches.
- Horaire de travail : ils ont des horaires généralement réguliers. Selon le secteur d’activité (hôpital, événementiel, etc.), ils peuvent être amenés à travailler en soirée ou le week-end et les jours fériés.
- Métier de relations : ils sont le premier contact entre le public et la structure pour laquelle ils travaillent (entreprise, institution, etc.). Ils sont capables de gérer les personnes pressées, stressées ou qui ont besoin d’aide.
L’agente ou l’agent d’accueil peut exercer son métier dans de nombreux endroits et secteurs d’activités :
- Dans des entreprises
- Dans des administrations publiques (communales, provinciales, etc.)
- Dans des structures de santé (cabinets médicaux, hôpitaux, etc.)
- Dans des structures de loisirs (centres sportifs, parcs d’activités, etc.)
- Dans des sociétés organisatrices d’événements