Collaboratrice administrative / Collaborateur administratif
La collaboratrice administrative ou le collaborateur administratif occupe un rôle important au sein d’une entreprise, d’une institution ou d’une organisation. Ils sont responsables de l’accueil, de la communication et du soutien administratif. Leur travail permet d’assurer le bon fonctionnement des activités quotidiennes. Leurs tâches peuvent varier en fonction de la taille de la structure et du service dans lesquels ils travaillent.
Travail quotidien
Réception et transmission des informations
- Rédiger des courriers, des courriels, des tableaux sur base des consignes reçues
- Réceptionner, enregistrer les courriers ou les courriels et les mettre à disposition des services concernés
- Envoyer des courriers
- Gérer les informations confidentielles en toute discrétion
Accueil et gestion des appels
- Accueillir les personnes de manière adaptée, identifier leur demande et enregistrer leurs informations
- Amener les personnes au lieu prévu (si nécessaire)
- Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les personnes demandées ou prendre des messages
Gestion documentaire et archivage
- Procéder au référencement, au classement et à l’archivage de documents papier et numériques
- Enregistrer des documents empruntés dans un système comme une base de données
- Constituer les dossiers administratifs et contrôler les données, leur mise à jour, les retours ou les relances
Gestion des stocks et approvisionnement
- Surveiller les stocks (papier et encre imprimante, petit matériel de bureau, boissons, etc.), détecter les besoins en approvisionnement, passer les commandes et les réceptionner
En vidéo
Cette vidéo est utilisée uniquement à des fins d’information sur les réalités d’un métier. Elle ne doit pas être considérée comme un moyen de promotion des acteurs qui y apparaissent.
Les fiches métiers ont été créées à partir des sources suivantes : Code ROME V3, Service Francophone des Métiers et des Qualifications (SFMQ), Actiris (site Panorama) et Forem (site Infos-Métiers).
Les qualités requises pour exercer le métier de collaboratrice administrative ou collaborateur administratif :
- Collaboration
- Discrétion
- Esprit de synthèse
- Organisation
- Polyvalence
- Proactivité
- Sens de la clientèle
Ce qu’il faut savoir sur le métier de collaboratrice administrative ou collaborateur administratif :
- Contexte multilingue : ils maitrisent parfois une seconde langue (langue nationale ou l’anglais).
- Environnement de travail : ils ont une condition physique adaptée pour travailler derrière un écran d’ordinateur et pour garder une bonne posture pour la santé.
- Horaire de travail : ils travaillent généralement avec des horaires fixes.
- Métier de relations : ils interagissent avec différents publics et s’adaptent facilement aux personnes et aux situations pour répondre à leurs besoins.
- Organisation du travail : ils exercent généralement au sein d’une équipe et en appui d’un service. Ils exercent leur métier sous la responsabilité de supérieurs hiérarchiques.
La collaboratrice administrative ou le collaborateur administratif peut exercer son métier dans de nombreux domaines d’activités, tant dans le secteur public que dans le secteur privé.
Quelques possibilités pour te former à ce métier
- Enseignement secondaire
- Enseignement secondaire de promotion sociale